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組織信息要注意三個(gè)要點(diǎn)：適量，準(zhǔn)確，邏輯。適量，一次不能說(shuō)得太多，信息過(guò)量，對(duì)方記不住。我們經(jīng)常見(jiàn)到在溝通中一方說(shuō)個(gè)沒(méi)完的情形，而另一方越聽(tīng)越糊涂。準(zhǔn)確，就是盡量避免使用“也許、可能、大概、差不多、三五天”這樣模糊性的語(yǔ)言。說(shuō)，就要說(shuō)準(zhǔn)，不要讓對(duì)方猜測(cè)，以免造成不必要的誤解。準(zhǔn)確表達(dá)，就會(huì)給人留下果斷、干練、靠譜的印象。邏輯，常人的理解就是順序，順序有三種：時(shí)間順序、空間順序、程度順序。有序展開(kāi)，對(duì)方更容易接受。

此外，信息組織，盡量保持客觀性。太主觀的判斷，可信度就會(huì)下降。

發(fā)問(wèn)的要點(diǎn)：多問(wèn)開(kāi)放式問(wèn)題，少問(wèn)封閉式問(wèn)題；多問(wèn)簡(jiǎn)單問(wèn)題，少問(wèn)復(fù)雜問(wèn)題。封閉式問(wèn)題只能用“是或不是”、“行或不行”、“對(duì)或錯(cuò)”來(lái)回答。通常，封閉式問(wèn)題是用來(lái)結(jié)束談話或下結(jié)論的，而開(kāi)放式問(wèn)題是讓對(duì)方敞開(kāi)談?wù)勛约旱南敕ɑ蚪ㄗh，這種發(fā)問(wèn)方式會(huì)了解到很多信息。為什么要多問(wèn)簡(jiǎn)單問(wèn)題呢？因?yàn)閺?fù)雜問(wèn)題需要深入思考，有時(shí)候，很難馬上作出回應(yīng)。另外，不要問(wèn)敏感問(wèn)題，對(duì)方很可能拒絕你，容易冷場(chǎng)。

發(fā)問(wèn)的關(guān)鍵在于引導(dǎo)對(duì)方和問(wèn)結(jié)構(gòu)化問(wèn)題。結(jié)構(gòu)化問(wèn)題，是經(jīng)過(guò)事先設(shè)計(jì)的，往往由易到難、由淺入深，循序漸進(jìn)，這種方式能讓發(fā)問(wèn)方掌控溝通的節(jié)奏。

傾聽(tīng)的要點(diǎn)：不打斷，不判斷，聽(tīng)完整，再回應(yīng)。在溝通中，聽(tīng)的一方總是習(xí)慣地打斷說(shuō)話的人。其實(shí)，他們還沒(méi)有聽(tīng)明白對(duì)方的意思，就急于表達(dá)自己的看法。尤其是下級(jí)匯報(bào)工作的時(shí)候，上級(jí)總是打斷下級(jí)，過(guò)早地下判斷。每個(gè)人都應(yīng)該養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣：聽(tīng)完整、再回應(yīng)。聽(tīng)是為“懂對(duì)方”，而不是辯論賽中那樣“駁對(duì)方”。

傾聽(tīng)的關(guān)鍵在于：換位。換位之所以困難，是因?yàn)?，很多時(shí)候，站在各自的立場(chǎng)都是對(duì)的。但無(wú)論如何，能站在對(duì)方的角度想一想，很多沖突就能避免。

反饋的要點(diǎn)：多主動(dòng)，少被動(dòng)；多直接，少間接。溝通的意義在于對(duì)方的回應(yīng)。要想有效溝通，就必須主動(dòng)反映自己的想法和建議，不要被對(duì)方問(wèn)到才倉(cāng)促應(yīng)對(duì)。尤其在上下級(jí)溝通的情境中，下級(jí)更要主動(dòng)匯報(bào)。在反饋中，盡量直截了當(dāng)?shù)乇磉_(dá)自己的想法，不要講故事，兜圈子，顧左右而言他。

反饋的關(guān)鍵在于：及時(shí)。反饋要特別注意時(shí)效性，對(duì)方越關(guān)注，就要越及時(shí)。尤其在贊美、激勵(lì)他人時(shí)，更要及時(shí)。

要想有效溝通，除了嫻熟地運(yùn)用上述四種溝通技巧之外，還要注意控制自己的情緒，永遠(yuǎn)牢記：先處理心情，再處理事情。